Een groot voordeel van online kantoortoepassingen, is dat je je niet druk hoeft te maken over verschillende softwareversies als je een document e-mailt, of wanneer je op verschillende computers werkt. Een ander pluspunt is de mogelijkheid om eenvoudig documenten te delen en er samen aan te werken, waarbij de versies automatisch worden bewaard, vergeleken en voorzien van handige attenderingstools, zoals RSS. Tenslotte kunnen online kantoortoepassingen goed overweg met het importeren van bestaande documenten op je computer en exporten ze naar allerlei bestandsformaten (doc (Word), xls (Excel), pdf (Acrobat) en ppt (Powerpoint) en rtf).

Let op: de keerzijde van deze applicaties is dat de informatie niet meer volledig van jouzelf is; Google kan immers meekijken, ondanks dat je je documenten misschien niet met anderen deelt. Let dus goed op wat je met anderen deelt!

In deze ontdekoefening ga je met een webbased kantoortoepassing, Google Docs & Spreadsheets, een eenvoudig document maken en documenteer je je bevindingen in een blogbericht. Als je wilt, kun je met een of meer collega’s samenwerken aan een document.

Achtergrondinformatie

• Weer zo’n mooie uitleg: Google Docs in plain English (ondertiteld).
• Bericht op Webwereld over Google Docs & Spreadsheets.
• Artikel op de weblog ‘Handig & Gratis’ / Erno Mijland.
• Beknopte handleiding ‘Samenwerken via Google Documenten‘ / Jan Hoving (Word-document!).
• De Google Docs Blog geeft nieuws en tips.
• Overzicht van webbased kantoorsoftware.

Ontdekoefening

1. Als je al een Google-account hebt, prachtig. Dan kun je direct door naar Google Docs & Spreadsheets. Heb je er nog geen, maak er dan een aan via Google’s Gmail.
2. Maak kennis met de site en de mogelijkheden en maak enkele testdocumenten of importeer wat documenten (let wel op wat je doet!) die je op je computer hebt staan.
3. Nodig een of meer collega’s uit om samen aan een document te werken. Bekijk dan eens hoe het gaat met versiebeheer en de mogelijkheden om geattendeerd te worden op wijzigingen in het document. Je coach kan je helpen aan een lijst met Gmail-adressen van je groepsleden.
4. Publiceer een document op het web, voor iedereen leesbaar. Hier is een voorbeeld dat via Google Docs & Spreadsheets is gepubliceerd.
5. Schrijf over je ervaringen een bericht in je cursusblog. Als je er niet uit komt, vraag dan hulp aan je collega’s of reageer op dit artikel.
6. Wil je eens een andere aanbieder van online kantoortoepassingen proberen? Zoho is uitgebreider dan Google Docs & Spreadsheets. En nog een alternatief is Microsoft Office Live Workspace. Geen online tekstverwerker, maar je beheert je documenten online. MS Office op je computer is wel een vereiste.